Waarom een inkoopgids voor een ontwerpende aanpak?
Overheidsorganisaties zetten steeds vaker ontwerp in om maatschappelijke vraagstukken op een nieuwe manier te benaderen. Ontwerpers brengen een frisse blik, betrekken verschillende stakeholders en helpen om tastbare oplossingsrichtingen te verkennen.
Maar in de praktijk loopt het vaak vast. Inkoopregels zijn ingericht op voorspelbare diensten met strakke eisen en duidelijke eindresultaten. Dat botst met de aard van ontwerp, waar juist iteratie en co-creatie centraal staan. Het gevolg? Ontwerptrajecten worden vaak uitgekleed of aangepast om binnen de regels te passen—waardoor de échte kracht van ontwerp niet wordt benut.
Onderzoeksmethode
Voor de ontwikkeling van de inkoopgids doken we diep in de praktijk. We voerden gesprekken met ontwerpers, ambtenaren en inkoop-experts om te achterhalen waar de knelpunten zitten en. wat juist helpt.
Opvallend genoeg bleken concrete voorbeelden van mislukte inkoopprocessen schaars. Niet omdat alles op rolletjes loopt, maar omdat er vaak creatieve sluiproutes worden gebruikt om tóch samen te kunnen werken. Een veelvoorkomende sluiproute is het opdelen van projecten in kleinere opdrachten, zodat ze buiten de complexe aanbestedingsprocedures vallen. Dit lijkt op de korte termijn handig, maar het zorgt er ook voor dat ontwerp op kleine schaal blijft hangen en inkopers geen reden zien om processen te verbeteren.
Belangrijkste tips uit de Ontwerpende Aanpak Inkoopgids
1. De juiste inkoopprocedure kiezen
Ontwerp kun je op verschillende manieren inkopen, afhankelijk van de aard en complexiteit van het vraagstuk. De gids bevat een handige keuzeboom die helpt bij het kiezen van de juiste procedure, en hoe je een samenwerking op kan bouwen. Procedures die in de gids genoemd worden die bijvoorbeeld erg geschikt kunnen zijn:
• Enkelvoudige of meervoudige onderhandse aanbesteding, als ze snel met een ontwerper willen starten.
• Concurrentiegerichte dialoog, wanneer er ruimte nodig is voor een iteratief proces waarin de oplossing nog gevormd moet worden.
• Innovatiepartnerschap, voor projecten waarin een compleet nieuwe oplossing ontwikkeld moet worden.
2. Een goede ontwerpopdracht formuleren
Veel mislukte samenwerkingen ontstaan door een onduidelijke opdracht. Een ontwerpend proces vraagt om openheid en flexibiliteit, en dat begint bij een goede vraagstelling. De gids biedt praktische tips, zoals:
• Betrek een ontwerper in een vroeg stadium om de vraag scherp te krijgen.
• Zorg dat de opdracht ruimte laat voor iteratie en ontwikkeling.
3. Richt het inkoopproces in zodat het de ontwerpende aanpak in haar kracht zet
Een ontwerpende aanpak vraagt om experimenteren, testen en bijsturen. En dat kan binnen de strikte regels van aanbestedingen! Bijvoorbeeld door te werken met een gefaseerde aanpak waarin tussentijdse evaluaties en aanpassingen mogelijk zijn. De gids geeft hiervoor tips vanuit een inkoopexpert die bekend is met innovatief inkopen.
De volgende stap: Ontwerp structureel integreren in de overheid
Het succesvol inkopen van een ontwerpende aanpak vraagt om méér dan alleen de juiste procedure. Het draait ook om een cultuurverandering: een overheid die ontwerp erkent als waardevolle strategie en de ruimte biedt om het goed in te zetten, en inkopers die steeds meer bekend raken met gepaste manieren om de ontwerpende aanpak in te kopen.
Met deze inkoopgids willen we daar een stap in zetten. Want als ontwerp en inkoop beter op elkaar aansluiten, kunnen we echt impact maken.
Benieuwd naar de volledige gids en wil je ermee aan de slag? Download hem hier.
